Déclaration de confidentialité

Régime de retraite de l’Église Unie du Canada et régimes d’avantages sociaux collectifs de l’Église Unie du Canada

L’Église Unie du Canada (« l’Église ») recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels en suivant une politique de protection de la vie privée qui s’inspire des principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale, que l’on peut consulter ici.

Le Centre d’avantages sociaux de l’Église Unie (également désigné par « nous », « notre » et d’autres termes analogues tout au long de la présente Déclaration de confidentialité) administre les régimes suivants (également désignés par les termes « régime » ou « régimes ») :

le Régime de retraite de l’Église Unie du Canada (le « régime de retraite ») et les régimes d’avantages sociaux collectifs de l’Église Unie du Canada (les « régimes d’avantages sociaux »).

Les régimes fonctionnent au sein de l’Église mais sont administrés conformément aux politiques établies par l’administrateur, lequel est l’exécutif du Conseil général. La présente Déclaration de confidentialité décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels aux fins de l’administration des régimes. Bien que notre Déclaration de confidentialité s’inspire de la politique de protection de la vie privée de l’Église, vous devez vous reporter à la politique en question pour trouver l’information précise sur les méthodes de traitement de vos renseignements personnels utilisées par l’Église.

Application de la présente Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité explique comment les régimes utilisent, recueillent et communiquent vos renseignements personnels. On entend par « renseignements personnels » les informations qui vous concernent lorsqu’il y a un risque réel que l’on puisse vous identifier au moment de l’utilisation de ces informations, telles que votre nom, votre date de naissance ou les données sur votre retraite. La présente Déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui ne sont pas des renseignements personnels.

Pourquoi recueillons-nous, conservons-nous et communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons besoin de vos renseignements personnels pour être en mesure d’administrer les régimes. Les régimes doivent donc recueillir, utiliser, conserver et à l’occasion divulguer vos renseignements personnels dans les buts suivants :

• communiquer avec vous;
• gérer et administrer les régimes;
• calculer et verser les prestations au titre du régime de retraite;
• fournir une protection dans le cadre des régimes d’avantages sociaux;
• créer et maintenir une base de données des personnes ayant droit à des prestations au titre des régimes;
• produire et vous remettre vos relevés annuels de prestations de retraite et les documents relatifs aux options en matière de retraite ou à la cessation d’emploi;
• vérifier l’admissibilité des demandes de prestations au titre des régimes;
• satisfaire aux exigences de déclaration et se conformer aux autres obligations en vertu de la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario, de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur le droit de la famille en ce qui a trait au régime de retraite;
• vérifier votre identité;
• satisfaire aux exigences juridiques, réglementaires, et aux exigences relatives à l’assurance, à la sécurité et au traitement;
• à d’autres fins, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements personnels que nous recueillons varient en fonction de la relation que vous avez avec nous (p. ex. : membre, personne retraitée, bénéficiaire, conjoint ou conjointe) et de votre statut dans le régime, c’est-à-dire :

Membres actifs

• Les renseignements provenant de votre employeur, y compris dans le cadre de l’échange de données sur la paie, notamment les renseignements suivants :
  • Nom
  • Adresse
  • Numéro d’assurance sociale
  • Genre
  • date de naissance;
  • Informations relatives à l’emploi, y compris le nom de votre employeur (p. ex. : communauté de foi); la catégorie d’emploi (p. ex. : personnel ministériel, laïque), gains ouvrant droit à pension et dates d’emploi

Personnes retraitées 

• Renseignements bancaires

Tous les membres

• Nom
• Numéro d’assurance sociale
• Date de naissance
• Genre
• Adresse, numéro de téléphone, courriel et autres coordonnées
• État matrimonial
• Choix de prestations
• Certificats de naissance, de mariage et de décès
• Ententes de divorce ou de séparation
• Procuration
• Autres renseignements avec votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

Avant de nous communiquer des renseignements personnels sur des tiers, par exemple votre conjointe ou votre conjoint ou vos bénéficiaires, vous devez demander le consentement de chacune de ces personnes.

Limiter la divulgation de vos renseignements personnels

Nous ne vendons ni ne commercialisons aucun des renseignements personnels recueillis aux fins de l’administration des régimes. Les renseignements personnels sont divulgués à l’Église et à des tierces parties conformément à ce qui est prévu dans la présente Déclaration de confidentialité ou, sinon, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

L’Église

Nous avons conclu une entente d’échange bilatéral avec l’Église, y compris avec les bureaux de ses conseils régionaux, afin de faciliter l’administration des régimes et la coordination générale des dossiers du personnel ministériel, y compris pour les renseignements suivants :

• ID d’employé ou d’employée;
• date de naissance;
• numéro de téléphone, courriel et autres coordonnées;
• informations sur votre statut (membre actif, titulaire d’une rente différée, personne retraitée, etc.) dans le régime de retraite ou autres informations nécessaires à la tenue des dossiers de l’Église.

Nos fournisseurs de services actuels

Le régime transmet des renseignements personnels à certains tiers fournisseurs de services qui nous aident à respecter nos obligations et nos objectifs. À l’heure actuelle, il s’agit des fournisseurs de services suivants :

• ADP Canada (le service de gestion de la paie des charges pastorales), qui perçoit les cotisations aux régimes de retraite et d’avantages sociaux auprès des membres admissibles et de leurs employeurs;
• Green Shield Canada, qui administre nos assurances pour soins de santé et pour soins dentaires;
• Great West Life (Canada Vie), la compagnie d’assurance qui administre notre régime d’invalidité de longue durée et d’autres avantages sociaux (c.-à-d. assurance vie et assurance en cas de décès et de mutilation accidentels);
• Mercer, l’actuaire de notre régime de retraite, qui procède à des évaluations actuarielles;
• TELUS Santé, qui fournit les divers services suivants à nos régimes ou à nos membres et bénéficiaires :
  • système de gestion des pensions et des avantages sociaux;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille;
  • règlement des demandes d’indemnisation au titre du Programme de soutien au rétablissement;
  • versement des prestations de retraite;
• Managed Business Solutions, un fournisseur de services de technologies de l’information qui travaille avec nous pour corriger les données, pour développer et maintenir un chargeur de données et conserver notre ancienne base de données d’administration;
• des fournisseurs de services chargés de l’envoi des relevés annuels et d’autres communications sur le régime s’il y a lieu.

Ces fournisseurs de services sont assujettis à des mesures contractuelles supplémentaires ou à d’autres mesures destinées à protéger vos renseignements personnels.

Nous nous réservons le droit de changer de fournisseurs de services ou d’en engager de nouveaux, et ce, à notre seule et entière discrétion, sans préavis ni autre obligation envers les personnes individuellement (sous réserve des exigences juridiques).

Notre site Web

En règle générale, aucun renseignement personnel des visiteurs du site Web n’est recueilli automatiquement, sauf quand une personne fournit des renseignements personnels dans notre formulaire d’inscription. Toutefois, nous pouvons recevoir vos renseignements personnels par des tiers. Ces tiers sont généralement des sociétés spécialisées dans les services et produits liés à l’internet. Les informations de ces tiers que nous utilisons peuvent nous aider à calculer le trafic global du site, à analyser les tendances des utilisateurs et à administrer notre site. Si vous souhaitez limiter les informations que nous recevons de ces tiers, veuillez communiquer avec nous et nous ferons de notre mieux pour vous aider.

Notre site Web peut également contenir des liens vers d’autres sites Web d’intérêt. Cependant, si vous cliquez sur un tel lien et que vous quittez notre site, vous devez savoir que nous n’avons aucun contrôle sur les autres sites Web vers lesquels ces liens mènent. Par conséquent, nous ne pouvons être tenus responsables de la protection de vos renseignements personnels et de la confidentialité de toute information que vous fournissez en consultant ces sites, lesquels ne sont pas régis par la présente déclaration de confidentialité. Vous devez donc faire preuve de prudence et consulter la déclaration de confidentialité applicable aux sites Web en question.

Exceptions

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans vous en aviser ou sans votre consentement, mais il y a des exceptions. Vos renseignements peuvent être communiqués aux autorités chargées de l’application de la loi et aux autorités gouvernementales et réglementaires, ainsi qu’à d’autres organismes conformément à toute exigence législative, ordonnance d’un tribunal, citation à comparaître ou règle de procédure applicable. Nous pouvons également communiquer vos renseignements afin de protéger nos droits, et de prévenir ou de détecter une fraude et d’autres infractions à la loi ou d’autres violations contractuelles.

Votre consentement

Le régime recueille, utilise et communique vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf si la loi le permet ou l’exige autrement. Le consentement peut être donné par vous ou par votre représentant autorisé (tel qu’un tuteur légal ou une personne ayant procuration).

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels peut être donné de différentes façons. Vous pouvez le donner de manière explicite (par exemple, verbalement ou par écrit) ou implicite. En règle générale, en nous fournissant des renseignements personnels dans le cadre de votre adhésion ou de votre participation aux régimes, nous supposons que vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ces renseignements aux fins de l’administration de ces régimes, de la façon décrite dans la présente Déclaration de confidentialité, ou à d’autres fins qui pourraient vous être précisées au moment où les renseignements sont recueillis.

Si vous nous transmettez des renseignements personnels sur un tiers, par exemple une conjointe ou un conjoint ou un bénéficiaire, nous supposerons que le tiers concerné vous a fourni son consentement pour que ses renseignements personnels soient fournis aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité ou à toute autre fin qui vous serait précisée au moment de la collecte. Par conséquent, il est important d’obtenir le consentement de cette personne avant de nous transmettre ses renseignements personnels.

Votre consentement sera valide tant que ce sera nécessaire pour les fins énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité ou autrement décrites au moment de la collecte. Veuillez noter qu’il pourrait être impossible pour vous de refuser de donner votre consentement à certaines utilisations et divulgations nécessaires pour administrer les régimes.

Nous pourrions également être tenus ou autorisés, en vertu d’une loi ou d’un règlement, à recueillir, à utiliser ou à communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, y compris (mais sans s’y limiter) pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, aux lois et règlements provinciaux ou fédéraux ou à une demande légalement autorisée d’un organisme gouvernemental, ou pour recouvrer des fonds dus aux régimes.

Conservation des données

Le régime a élaboré des lignes directrices et mis en œuvre des procédures relativement à la conservation des renseignements personnels. La durée de conservation des renseignements personnels peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements.

Nous conserverons vos renseignements personnels dans nos dossiers aussi longtemps que ce sera nécessaire aux fins précisées ou pour répondre à des exigences de nature opérationnelle ou juridique.

Notre responsabilité commune en matière d’exactitude

Nous prenons des mesures pour nous assurer que les renseignements que nous recueillons demeurent exacts et à jour dans la mesure nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Nous vous demandons également de communiquer avec nous dès que possible pour nous aviser des changements apportés à vos renseignements personnels (par exemple, changement d’adresse ou d’état matrimonial). si c’est pertinent pour votre participation aux régimes

Tout au long de l’année, nous envoyons directement aux membres de la correspondance sur le régime. Si des envois nous sont retournés, nous essayons de retrouver les personnes directement pour confirmer leur adresse actuelle. Bien entendu, les membres peuvent consulter leurs renseignements personnels sur le relevé de pension qu’ils reçoivent chaque année. C’est le moment opportun pour confirmer l’exactitude de vos renseignements. Communiquez avec le Centre d’avantages sociaux de l’Église Unie du Canada pour demander que vos renseignements soient mis à jour ou corrigés si nécessaire.

Protéger vos renseignements personnels

Nous prenons des mesures pour protéger vos renseignements personnels, plus précisément diverses mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles conçues pour les protéger contre l’intrusion, le vol, la diffusion accidentelle, la perte ou la divulgation, l’utilisation, la copie ou la modification non autorisées. En outre, lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous appliquons des mesures de protection adéquates.

Où se trouvent vos renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont conservés au Bureau du Conseil général de l’Église et dans un lieu de stockage sécurisé externe. Nous tenons également une base de données électronique pour stocker les renseignements personnels des membres et des bénéficiaires sur des serveurs au Canada.

Accès à vos renseignements personnels

Si vous souhaitez demander l’accès à vos renseignements personnels dont nous avons la garde ou que nous contrôlons, vous pouvez écrire à la personne responsable de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-dessous. Après vérification satisfaisante de votre identité, nous examinerons votre demande et nous vous donnerons généralement un accès raisonnable à vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions requises ou autorisées par la loi. Si votre demande est faite par l’intermédiaire d’un tiers, nous aurons besoin d’une preuve satisfaisante de votre consentement et de votre autorisation pour communiquer des renseignements à ce tiers ou pour procéder aux modifications demandées.

Modification à la Déclaration de confidentialité

Au cas où nous voudrions utiliser ou communiquer des renseignements personnels d’une manière qui diffère sensiblement de ce qui est décrit dans la présente Déclaration de confidentialité, nous ferons des efforts raisonnables pour informer les personnes concernées si la loi en vigueur l’exige ou si nous jugeons que c’est approprié.

Nous pouvons également réviser ou mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre. Nous vous conseillons de vous assurer de consulter régulièrement la version la plus récente de la présente Déclaration de confidentialité. Si des modifications sont apportées à la présente Déclaration de confidentialité et que vous continuez de nous communiquer des renseignements personnels, vous êtes considéré avoir accepté les modifications apportées à la Déclaration.

La présente Déclaration de confidentialité est entrée en vigueur le 11 octobre 2023.

La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)

De temps à autre, les régimes communiquent avec les membres par courrier électronique. Ces bulletins d’information transmis par courrier électronique font partie de l’obligation fiduciaire des régimes de communiquer à tous les membres des informations sur les régimes. Ces messages non commerciaux sont autorisés par la LCAP, parce qu’ils concernent un régime auquel vous participez ou auquel vous avez droit. Les régimes donnent la possibilité de se désabonner des bulletins d’information envoyés directement aux membres. Il convient toutefois de noter que si vous vous désabonnez, vous risquez de ne pas recevoir en temps utile des informations importantes susceptibles d’avoir une incidence sur votre participation aux régimes.

Responsabilité

L’Église a désigné une personne responsable de la protection de la vie privée pour surveiller la conformité à la politique de protection de la vie privée de l’Église, à la présente Déclaration de confidentialité et à nos méthodes de traitement des renseignements personnels.

Communiquez avec nous — plaintes, questions et préoccupations

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont vos renseignements personnels sont traités, vous pouvez déposer une plainte écrite auprès des responsables de la protection de la vie privée, en suivant les indications fournies ci-dessous. Habituellement, dans un tel cas, les responsables de la protection de la vie privée font enquête, et des mesures correctives sont prises au besoin ou si cela se justifie. En général, nous vous informerons des mesures prises pour répondre à vos préoccupations.

Si vous avez d’autres questions ou d’autres préoccupations au sujet de la présente Déclaration de confidentialité ou de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation ou de la sécurité de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée comme suit :

Nicole Treksler, M.A., LL. B./B.C.L.
Avocate générale, Bureau de la modératrice et du secrétaire général
L’Église Unie du Canada
ntreksler@united-church.ca
416-231-7680
1-800-268-3781